IMMATRICULATION TOURISME - organisation du club (P R O J E T)

Généralités sur l'immatriculation tourisme

Conformément aux dispositions mises en oeuvre par le CDRP83, le club prépare les séjours au profit de ses membres inscrits en respectant le cadre de l'immatriculation tourisme, issu de la loi 888-2009.

Ce dispositif a pour but de protéger le président du club en cas de litige ou réclamation sur le déroulement des séjours, et notamment sur les imprévus empêchant le bon déroulement de séjours. Il offre par ailleurs la possibilité à chacun des membres inscrits à un séjour, de prendre une assurance couvrant des cas d'annulation ou d'interruption de séjour, ainsi que de perte de bagages.

Les séjours concernés par l'immatriculation tourisme répondent aux critères suivants :

- comportant au moins une nuitée hors du territoire métropolitain ou d'un pays frontalier

- se déroulant en métropole ou un pays frontalier, avec plus de 2 nuitées ou plus d'une séquence touristique ou vendu avec marge bénéficiaire (une seule de ces conditions suffit pour rentrer dans le cadre de l'immatriculation tourisme).

A contrario, les séjours n'entrant pas dans le cadre de l'immatriculation tourisme vérifient toutes les conditions suivantes :

- ils se déroulent en métropole ou dans un pays frontalier;

- ils comportent deux nuitées au maximum, avec au plus :

                         - une seule séquence touristique;

                         - et vendu sans marge bénéficiaire.

Les itinérances sans marge bénéficiaire n'entrent pas dans le cadre immatriculation tourisme.

Définition

Séquence touristique : Visite de musée, spectacle, promenade en bateau mouche ou dans une rade, … sont des séquences touristiques.  Les transports pour de rendre et revenir des sites de randonnées, les restaurations et les hébergements  ne sont pas des séquences touristiques.

Organisation du club

dans le cadre du comité directeur, un bureau "immatriculation tourisme" est créé au sein du club. il fonctionne grâce à des animateurs, chargées d'informer les membres des détails de ce dispositif :

 - les animateurs dans le cadre de la conception d'un projet de séjour;

- les membres inscrits pour toute information relative aux clauses d'assurance.

- ils renseignent la base de données du CDRP83 (saisie des séjours et des inscriptions)

A ce jour il est composé de : Pierre P et Gérard S.

Conception d'un séjour

Les animateurs peuvent concevoir des séjours à l'aide du tableau dont un exemple est donné ci dessous. Tout type de tableau peut convenir dès lors qu'il recense les détails du séjour.

Un fois les données de séjour, complètes (description des randonnées - description de l'hébergement - moyens de transports - Prix), l'animateur-organisateur peut remplir la notice préalable d'information du séjour (voir modèle de fichier, joint ci dessous).

Une fois ces fichiers remplis, ils sont transmis au bureau "immatriculation tourisme" du club qui se charge de le faire valider par le CDRP (saisie base de données nationale).

Cette étape de validation permet ensuite de diffuser cette notice préalable d'information au sein du club pour rechercher des personnes à inscrire. A noter que des membres externes au club peuvent être inscrits si :

- ils peuvent produire une licence FFRP,

- ils prennent une rando carte ou une adhésion au club.

Cette diffusion s'accompagnent de conditions générales de vente (voir fichier joint).

Inscription des membres

Avant de recueillir les inscriptions, l'animateur - organisateur prépare des fiches d'inscription suivant le modèle ci dessous, en renseignant les informations de séjour. (cela évite que les futurs inscrits ne fassent des erreurs)

Une fois que l'animateur-organisateur a choisi ses membres, il envoie ses fiches d'inscription préparées, accompagnées d'un bulletin d'adhésion aux options d'assurance et de la notice d'assurance.

Ces inscriptions (en deux exemplaires) sont signées de chaque inscrit. Le prix à payer par chaque inscrit dépendra des options d'assurance retenues et du coût des prestations (principalement l'hébergement).

Eléments à emporter par l'animateur-organisateur de séjour

- copie des bulletins d'inscription signé

- notice préalable et/ou tableau détaillant toutes les activités (voir § conception de séjour)

- contacts des organismes locaux à contacter en en cas de difficulté

En cas de difficulté :

- savoir joindre l'assurance souscrite par les participants

- notices d'assurance facultative

- déclaration de sinistre (voir modèle ci dessous)